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domingo, 19 de junio de 2016

LOS LIBROS DE LAS COMUNIDADES DE MONTES. CONSEJOS PRÁCTICOS



1º.- ¿Cuáles son los libros obligatorios de una Comunidad de montes?

De acuerdo con el artículo 38 del Reglamento de montes vecinales gallego (Decreto 260/1992), cada Comunidad deberá llevar:
 
Un Libro Registro con los nombres de todos los comuneros, domiclio y fecha de inscripción.
Un Libro de Actas en el que se reflejen los acuerdos tomados en Asamblea General, haciendo constar que el quórum fue suficiente y las mayorías legales y estatutarias exigidas para su aprobación.
Un Libro de Cuentas en el que se deben asentar las cuentas de la Comunidad.

Por tanto, el Libro para hacer constar los acuerdos de la Junta Rectora NO ES OBLIGATORIO. Ahora bien, en el caso en que la Comunidad decida dejar constancia por escrito de tales acuerdos, no puede hacerlo en el mismo Libro de Actas de la Asamblea General -que me consta que se realiza con mucha frecuencia por las Juntas Rectoras-, sino que debe hacerse en un libro independiente y específico para este tipo de acuerdos.
 


2º.- ¿Se puede sustituir el Libro de Actas físico encuadernado por un soporte informático?

Aunque estamos en la era de lo digital, lo cierto es que, independientemente de que el Censo o Registro de Comuneros, las actas de la Asamblea General y las Cuentas de la Comunidad se puedan guardar en un soporte informático, es necesario que todos los asientos consten en un libro físico encuadernado.

Ahora bien, ello no significa que las actas se deban asentar necesariamente de forma manuscrita.

Mi colega RODRIGO CARRERA (de "Rodrigo Carrera Asesores" -O Rosal, Pontevedra-), que cuenta con una amplia experiencia en la gestión diaria de las Comunidades de montes, me ha explicado un "truco" para hacer más llevadera la constancia escrita en los libros físicos encuadernados, que paso, a mi vez, a explicaros a vosotros.

Para evitar la farragosa tarea de escribir a mano en el Libro las largas actas de las asambleas generales, se puede utilizar hojas de papel transparente adhesivo -que se vende en muchas librerías- e imprimir sobre las mismas las actas que previamente hemos confeccionado en el ordenador

Una vez impresas, cada folio trasparente se pega en las correlativas páginas del Libro físico encuadernado, con cuidado y de dentro a fuera -puedes utilizar una regla para que no te queden bolsitas de aire-, tal y como se pega el vinilo en una ventana o el plástico protrector de la pantalla de un teléfono móvil.


3º.- ¿Cómo se diligencia hoy el Libro de Actas de las Comunidades de montes?

En un primer momento, el Libro de Actas de las Comunidades de montes era diligenciado por el Juez de Paz del pueblo correspondiente, haciendo constar en la primera hoja del mismo el nombre de la Counidad de montes a quien pertenecía y el número de páginas del que constaba, procediendo además a estampar el sello del Juzgado de Paz en todas y cada una de las hojas del libro.

Años después, esta tarea de diligenciado del Libro de Actas pasó a ser realizada por el Registro de Montes Vecinales en mano común de la actual Consellería de Medio Rural (antes Consellería de Agricultura, Gandería e Montes). En la siguiente fotografía se muestra el Diligenciado de un libro de actas realizado por nuestro querido D. José Pajarín, de la delegación de Pontevedra, hoy ya jubilado.

 Diligenciado del Registro de montes vecinales de Pontevedra

 
Ahora bien,desde hace un tiempo los Registros de Montes Vecinales ya no realizan esta tarea, pues, según se me ha explicado por personal de los mismos, ni en la Ley ni en el Reglamento de montes se dispone que el diligenciado de Libros de Actas sea una función de dicho Registro.

Así las cosas, actualmente el diligenciado del Libro de Actas se puede realizar de dos formas:

1ª.- Por medio de una Diligencia emitida por el propio Secretario de la Comunidad de montes correspondiente, con el visto bueno de su Presidente, tal y como se muestra en la siguiente fotografía tomada de un Libro de actas de la provincia de Ourense.

 Diligenciado del Secretario de la Comunidad con el Visto bueno del Presidente


2ª.- Por medio de una Diligencia emitida por un Notario, en la que hace constar el número de hojas del Libro y estampa su sello en cada una de ellas, tal y como se muestra en la siguiente fotografía tomada de un Libro de actas de la provincia de Pontevedra.


 Diligenciado efectuado por un Notario 


 4º.- Libro de Comuneros

 En este caso no queda más remedio que proceder a su asentamiento de forma manuscrita, dado que cuando un comunero fallece o deja de residir en la parroquia correspondiente, se ha de hacer constar la fecha de su baja en el mismo asiento donde inicialmente se le dio de alta.

Ahora bien, ello no impide -es más, es totalmente aconsejable que se haga- que se confeccione además un censo de comuneros en soporte informático, que es el que se va a utilizar más cómodamente por la Junta rectora.

Tened en cuenta que si se utilizase el Libro encuadernado de Registro de comumeros, la labor de control de asistencia de comuneros  a cada asamblea general sería interminable, pues, como se ha dicho, en ese libro deben figurar todos los comuneros que ha tenido una comunidad desde su constitución, incluidos los que ya han causado baja.

Por tal motivo, es muy recomendable tener un censo de comuneros en soporte informático, en el que éstos aparezca relacionados por barrios y, además, figurenen el listado de cada barrio por orden alfabético de sus apellidos. De esta forma el control de asistencia y cómputo de quórum en las asambleas se facilita una barbaridad.

Finalmente, no olvidéis que en el mes de Enero de cada año debéis presentar el Censo de Comuneros actualizado en el Registro de montes vecinales correspondiente (artículo 60 del Reglamento de Montes Vecinales).


 5º.- Libro de Cuentas

 Aún cuando todavía hay Comunidades de montes que siguen asentando de forma manuscrita en el Libro de Cuentas los ingresos y gastos de las mismas de cada ejercicio, lo cierto es que, dadas las obligaciones fiscales que tienen actualmente estas Comunides, éstas han tenido que contratar los servicios de una Asesoría fiscal y contable, que les lleva la contabilidad, cumplimentación del Impuesto de Sociedades y presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Así las cosas, las comunidades de montes no tienen más que proceder a encuadernar la información escrita que le proporciona su asesoría y que es un reflejo fiel de sus cuentas, que, como he dicho, se presentan además ante el Registro mercantil.

 Vigo, 19 de Junio de 2016

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